📁 La Importancia de Tener Carpetas de Empleados en Cumplimiento Legal
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Mantener carpetas de empleados que cumplan con la ley no es solo una buena práctica de recursos humanos—es una obligación legal.
Mantener carpetas de empleados que cumplan con la ley no es solo una buena práctica de recursos humanos—es una obligación legal. Documentar correctamente la información del personal protege tu negocio de auditorías, demandas legales y multas costosas, especialmente cuando se trata de cumplimiento con HIPAA.
🧾 ¿Qué es una Carpeta de Empleado?
Es un archivo físico o digital que contiene toda la documentación relacionada con un empleado: desde su contratación hasta su salida. Tener esta información organizada no solo facilita la administración interna, sino que también evita sanciones legales.
📚 ¿Por Qué Es Tan Importante Cumplir con la Ley?
Existen leyes federales y estatales que exigen conservar ciertos documentos de cada empleado, incluyendo:
FLSA (Ley de Normas Laborales Justas)
ADA (Ley de Estadounidenses con Discapacidades)
FMLA (Ley de Licencia Médica Familiar)
HIPAA (Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro de Salud)
Si tu empresa está en el sector salud o maneja información médica confidencial, el cumplimiento con HIPAA es obligatorio, y no cumplir puede resultar en multas de hasta $1.5 millones al año.
Aqui puede leer mas profundo sobre HIPAA y cumplimiento.
✅ ¿Qué Debe Contener una Carpeta de Empleado en Cumplimiento?
Te recomendamos separar los archivos en tres carpetas diferentes por empleado:
1. Carpeta de Personal
Contiene documentos como:
Solicitud de empleo y currículum
Contrato laboral y descripciones del puesto
Evaluaciones de desempeño
Documentación de sanciones o promociones
2. Carpeta Confidencial / Médica
🔐 Debe guardarse por separado:
Resultados de exámenes médicos o de drogas
Permisos por enfermedad o discapacidad
Documentación HIPAA
Formularios de autorización para divulgación de información médica
3. Carpeta de Nómina y Tributaria
Formularios W-4, W-2, I-9
Hojas de tiempo y asistencia
Cambios salariales
Información de depósito directo
🔒 Cumplimiento con HIPAA: ¡Obligatorio y Crítico!
Cualquier empresa que maneje información de salud protegida (PHI) está sujeta a HIPAA. Esto incluye:
Documentación sobre seguro médico
Notas médicas
Diagnósticos o condiciones de salud
Formularios firmados por el empleado autorizando uso o divulgación de PHI
Estos documentos deben almacenarse con acceso restringido y de forma segura.
🛡️ Mejores Prácticas para Cumplir con la Ley
✅ Usa listas de verificación estándar por empleado
✅ Separa correctamente los archivos
✅ Asegura el almacenamiento (candados físicos y contraseñas digitales)
✅ Realiza auditorías periódicas
✅ Capacita a tu equipo de RR.HH. en normativas HIPAA y laborales
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🚨 Conclusión
No tener tus carpetas de empleados en cumplimiento puede costarte mucho más de lo que imaginas. No solo protege a tu empresa, sino que demuestra profesionalismo y compromiso con tus empleados y con la ley.
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